उत्पादकता बढ़ाने के लिए 5 समय प्रबंधन तकनीकें

विधि: 25 मिनट तक काम करें, 5 मिनट का ब्रेक लें। 4 चक्रों के बाद 15-30 मिनट का लंबा ब्रेक लें।

Pros:

• शुरू करने के लिए कम बाधा ("मैं बस 25 मिनट का प्रयास करूंगा")
• मात्रात्मक कार्य माप (अपने पोमोडोरोस की गिनती करें)
• नियमित ब्रेक के माध्यम से अंतर्निहित बर्नआउट रोकथाम
• दैनिक आदत में बदलना आसान

विपक्ष:

• 25 मिनट का ब्लॉक हर प्रकार के काम के लिए उपयुक्त नहीं है
• प्रवाह की स्थिति में बाधा उत्पन्न हो सकती है
• बैठकों या सहयोगात्मक कार्य के दौरान आवेदन करना कठिन है

इसके लिए सर्वोत्तम: अध्ययन, रिपोर्ट लिखना, दोहराए जाने वाले कार्य, विलंब पर काबू पाना।

समय को स्वचालित करने के लिए Clock-Tani के पोमोडोरो टाइमर का उपयोग करें।

विधि: अपने दिन को एक कैलेंडर पर समय के ब्लॉक में विभाजित करें और प्रत्येक ब्लॉक को विशिष्ट कार्य सौंपें। ब्लॉक के दौरान आप केवल निर्धारित कार्य पर ही काम करते हैं।

Pros:

• आपको अपने पूरे दिन का विहंगम दृश्य देता है
• मल्टीटास्किंग को रोकता है, गहन कार्य को सक्षम बनाता है
• शेड्यूलिंग और कार्य प्रबंधन को जोड़ती है
• ब्लॉक का आकार लचीला है - किसी भी कार्य के अनुकूल

विपक्ष:

• अप्रत्याशित रुकावटों को संभालना मुश्किल
• प्रारंभिक सेटअप में समय लगता है
• शेड्यूल में बदलाव के लिए सभी ब्लॉकों में फेरबदल की आवश्यकता होती है

इसके लिए सर्वोत्तम: कई बैठकों वाले पेशेवर, फ्रीलांसर, कई परियोजनाओं में काम करने वाला कोई भी व्यक्ति।

युक्ति: अप्रत्याशित को समायोजित करने के लिए अपने दिन का 20-30% हिस्सा "बफर ब्लॉक" के रूप में छोड़ दें।

विधि: मार्क ट्वेन के उद्धरण से प्रेरित होकर, यह तकनीक कहती है कि आपको सुबह सबसे पहले अपना सबसे कठिन, सबसे महत्वपूर्ण कार्य ("मेंढक") निपटाना चाहिए।

Pros:

• गारंटी देता है कि आपका सबसे महत्वपूर्ण कार्य पूरा हो जाएगा
• इसे जल्दी पूरा करने से बाकी दिन के लिए गति बनती है
• चरम इच्छाशक्ति का लाभ उठाता है (जो ज्यादातर लोगों के लिए सुबह के समय सबसे अधिक होती है)
• बेहद सरल नियम - कोई भी तुरंत शुरू कर सकता है

विपक्ष:

• रात्रि विश्राम करने वालों के लिए आदर्श नहीं, जिनका चरम समय बाद में आता है
• एक बड़े काम पर ध्यान केंद्रित करने से छोटे काम ढेर हो सकते हैं
• "मेंढक" की पहचान करना अपने आप में चुनौतीपूर्ण हो सकता है

इसके लिए सर्वोत्तम: लंबे समय तक काम टालने वाले, सुबह-सुबह काम करने वाले लोग, ऐसा कोई भी व्यक्ति जिसके पास कोई महत्वपूर्ण प्रोजेक्ट है जो लगातार स्थगित होता रहता है।

विधि: डेविड एलन के गेटिंग थिंग्स डन (जीटीडी) सिस्टम से - यदि किसी कार्य में 2 मिनट से कम समय लगता है, तो उसे सूची में जोड़ने के बजाय तुरंत करें।

Pros:

• छोटे कार्यों को भारी बैकलॉग में जमा होने से रोकता है
• निर्णय की थकान कम हो जाती है
• ईमेल, संदेश और त्वरित व्यवस्थापक कार्यों के लिए अत्यधिक प्रभावी
• व्यवहारिक गति पैदा करता है जिसे बड़े कार्यों में आगे बढ़ाया जा सकता है

विपक्ष:

• छोटे-मोटे कामों पर बहुत अधिक समय खर्च करने का जोखिम
• "2 मिनट" की सीमा व्यक्तिपरक है
• गहरे फोकस सत्र के दौरान इसे लागू नहीं किया जाना चाहिए

इसके लिए सर्वोत्तम: ईमेल-भारी भूमिकाएँ, प्रशासनिक कार्य, घरेलू काम, विलंब-विरोधी आदत का निर्माण।

टिप: एक शक्तिशाली संयोजन के लिए पोमोडोरो ब्रेक के दौरान 2 मिनट का नियम लागू करें।

सिद्धांत: "कार्य पूरा होने के लिए उपलब्ध समय को पूरा करने के लिए विस्तारित होता है।" 1955 में ब्रिटिश इतिहासकार सिरिल नॉर्थकोट पार्किंसन द्वारा गढ़ा गया। यदि आप एक रिपोर्ट के लिए खुद को 3 दिन देते हैं, तो इसमें 3 दिन लगते हैं; अपने आप को 1 दिन दें, और इसमें 1 दिन लगता है।

एप्लिकेशन: फोकस और दक्षता बढ़ाने के लिए जानबूझकर सख्त समय सीमा निर्धारित की गई है।

Pros:

• अनावश्यक पूर्णतावाद को रोकता है
• काम की गति नाटकीय रूप से बढ़ जाती है
• अतिरिक्त कार्यों के लिए समय खाली करता है

विपक्ष:

• बहुत सीमित समय सीमा तनाव और निम्न गुणवत्ता का कारण बनती है
• अच्छे आकलन कौशल की आवश्यकता है
• रचनात्मक या खोजपूर्ण कार्य के लिए अनुपयुक्त हो सकता है

इसके लिए सर्वोत्तम: दोहराए जाने वाले कार्य, रिपोर्ट/दस्तावेज़ लेखन, आपके द्वारा पहले किए गए कार्य।

जानबूझकर समय सीमा निर्धारित करने और अपना फोकस तेज करने के लिए Clock-Tani के टाइमर का उपयोग करें।

आपको सिर्फ एक ही तरीके पर टिके रहने की जरूरत नहीं है. तकनीकों का संयोजन और भी बेहतर परिणाम दे सकता है।

कॉम्बो 1: मेंढक खाओ + पोमोडोरो
सुबह अपने सबसे महत्वपूर्ण कार्य की पहचान करें, फिर उसे पोमोडोरो चक्र में निष्पादित करें।

कॉम्बो 2: टाइम ब्लॉकिंग + 2-मिनट का नियम
2 मिनट के नियम का पालन करते हुए छोटे कार्यों को पूरा करने के लिए समय खंडों के बीच अंतराल का उपयोग करें।

कॉम्बो 3: पार्किंसंस नियम + पोमोडोरो
प्रत्येक कार्य के लिए पहले से एक पोमोडोरो बजट निर्धारित करें (उदाहरण के लिए, "इस रिपोर्ट में 4 पोमोडोरो मिलते हैं, और नहीं")।

आपकी कार्यशैली, व्यक्तित्व और ऊर्जा पैटर्न के लिए सबसे अच्छा क्या काम करता है यह जानने के लिए विभिन्न संयोजनों के साथ प्रयोग करें।

एक साथ कई समय-प्रबंधन प्रणालियाँ पेश करने से यह बताना कठिन हो जाता है कि किस परिवर्तन से मदद मिली। पहले एक सप्ताह के लिए व्यापक 30-मिनट की श्रेणियों में वास्तविक गतिविधि लॉग करें, जैसे मीटिंग, संदेश और केंद्रित कार्य। फिर टाइम ब्लॉकिंग या पोमोडोरो को केवल उस श्रेणी पर लागू करें जिसे आप सबसे अधिक बदलना चाहते हैं।

प्रत्येक कैलेंडर स्लॉट को भरने के बजाय बफर स्पेस छोड़ें, और वास्तव में उपयोग किए गए समय के साथ नियोजित ब्लॉक की तुलना करने के लिए [Clock-Tani टाइमर] (/hi/timer) का उपयोग करें। तकनीक को रखने या समायोजित करने से पहले आउटपुट और बोझ की एक साथ समीक्षा करें। कॉन्फ़िगरेशन विचारों के लिए संबंधित पोमोडोरो गाइड देखें।

प्र. मुझे एक साथ कितनी समय प्रबंधन तकनीकें अपनानी चाहिए?

केवल एक। एक नई आदत को कायम रहने में आम तौर पर दो से चार सप्ताह लगते हैं, इसलिए एक ही समय में कई आदतें शुरू करना लगभग गारंटी देता है कि वे सभी खत्म हो जाएंगी। पहले अपने सबसे कमजोर क्षेत्र का निदान करें - फोकस, योजना, या कार्यान्वयन - फिर अगले को ढेर करने से पहले एक महीने के लिए केवल उस तकनीक को चलाएं। स्टैकिंग धीरे-धीरे हर बार वीरतापूर्ण ओवरहाल को मात देती है।

प्र. 25 मिनट का पोमोडोरो मेरे काम के लिए बहुत छोटा लगता है। मुझे क्या करना चाहिए?

कार्य से मेल खाने के लिए इसे स्ट्रेच करें। कोडिंग या लेखन जैसे गहरे काम में लंबा वार्म-अप होता है, इसलिए 10 मिनट के ब्रेक के साथ 45 से 50 मिनट के ब्लॉक आमतौर पर बेहतर काम करते हैं। दोहराए जाने वाले व्यवस्थापक कार्यों के लिए 25 मिनट का पोमोडोरोस आरक्षित करें। मुख्य सिद्धांत सटीक लंबाई नहीं है बल्कि संदेशों या यादृच्छिक टैब के लिए अपना फोकस मध्य-ब्लॉक न तोड़ने का नियम है।

प्र. मेरे समय खंड हर दिन टूटते रहते हैं। मैं इसे कैसे ठीक करूं?

अपने कैलेंडर का कम से कम आधा हिस्सा खाली छोड़ दें। यदि आप पूरे आठ घंटे का दिन रोक देते हैं, तो एक देरी सब कुछ खत्म कर देती है। केवल दो या तीन महत्वपूर्ण कार्य ब्लॉकों को पिन करें और बाकी को बफर के रूप में मानें। जब कोई संघर्ष प्रकट होता है, तो उन्हें स्थानांतरित करने के बजाय ब्लॉकों को काट दें - ब्लॉकों को आगे बढ़ाने से वास्तविक अधिभार खुद से छिप जाता है।

प्र. फोकस समय मापने का सबसे सटीक तरीका क्या है?

केवल निर्बाध समय की गणना करें। जब आप चैट चेक करें या अपना डेस्क छोड़ें तो अपना टाइमर रोक दें। शुरुआत में एक पेपर टैली ही काफी है; एक बार आपके पास एक सप्ताह का डेटा हो जाए, तो आप काल्पनिक संस्करण के बजाय अपनी वास्तविक उत्पादक क्षमता देख सकते हैं। अधिकांश लोग अपने केंद्रित घंटों को 30 से 50 प्रतिशत तक अधिक महत्व देते हैं।

प्र. लोग कहते हैं कि समय प्रबंधन रचनात्मक कार्य को ख़त्म कर देता है। क्या वह सच है?

आंशिक रूप से. आइडिया-जनरेशन के चरण तंग टाइमर के तहत प्रभावित होते हैं, इसलिए उन्हें असंरचित छोड़ दें। लेकिन अभिसरण, शोधन और शिपिंग चरणों के लिए हार्ड ब्लॉक या कभी भी जहाजों की आवश्यकता नहीं होती है। यहां तक ​​कि रचनात्मक परियोजनाओं में भी, काम को "तैयारी, विचलन, अभिसरण, जहाज" में विभाजित करना और प्रति चरण विभिन्न तकनीकों को लागू करना संरचना को पूरी तरह से खारिज करने की तुलना में कहीं अधिक यथार्थवादी है।