5 kỹ thuật quản lý thời gian để tăng năng suất

Phương pháp: Làm việc trong 25 phút, nghỉ 5 phút. Sau 4 chu kỳ, hãy nghỉ dài 15–30 phút.

Ưu điểm:

• Rào cản bắt đầu thấp ("Tôi sẽ thử 25 phút")
• Đo lường công việc có thể định lượng (đếm Pomodoro của bạn)
• Tích hợp tính năng ngăn ngừa kiệt sức thông qua việc nghỉ giải lao thường xuyên
• Dễ dàng biến thành thói quen hàng ngày

Cons:

• Khối 25 phút không phù hợp với mọi loại công việc
• Có thể làm gián đoạn trạng thái dòng chảy
• Khó áp dụng trong các cuộc họp hoặc công việc cộng tác

Tốt nhất cho: Học tập, viết báo cáo, các công việc lặp đi lặp lại, vượt qua sự trì hoãn.

Sử dụng bộ hẹn giờ Pomodoro của Clock-Tani để tự động hóa thời gian.

Phương pháp: Chia ngày của bạn thành các khối thời gian trên lịch và phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng khối. Trong một khối, bạn chỉ làm việc với nhiệm vụ được giao.

Ưu điểm:

• Cung cấp cho bạn cái nhìn toàn cảnh về cả ngày của bạn
• Ngăn chặn đa nhiệm, cho phép làm việc sâu
• Kết hợp lập kế hoạch và quản lý công việc
• Kích thước khối linh hoạt - thích ứng với mọi tác vụ

Cons:

• Khó xử lý những gián đoạn không mong muốn
• Thiết lập ban đầu cần có thời gian
• Thay đổi lịch trình yêu cầu xáo trộn lại tất cả các khối

Tốt nhất cho: Các chuyên gia tham gia nhiều cuộc họp, người làm việc tự do, bất kỳ ai đang thực hiện nhiều dự án.

Mẹo: Hãy dành 20–30% thời gian trong ngày của bạn làm “khối đệm” để ứng phó với những điều không mong đợi.

Phương pháp: Lấy cảm hứng từ một câu nói của Mark Twain, kỹ thuật này cho biết bạn nên giải quyết nhiệm vụ khó khăn nhất, quan trọng nhất ("con ếch") vào buổi sáng.

Ưu điểm:

• Đảm bảo nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn được thực hiện
• Hoàn thành sớm sẽ tạo động lực cho thời gian còn lại trong ngày
• Tận dụng sức mạnh ý chí cao nhất (mức cao nhất vào buổi sáng đối với hầu hết mọi người)
• Quy tắc đơn giản - bất kỳ ai cũng có thể bắt đầu ngay lập tức

Cons:

• Không lý tưởng cho những con cú đêm có giờ cao điểm đến muộn hơn
• Tập trung vào một nhiệm vụ lớn có thể khiến các nhiệm vụ nhỏ chồng chất lên nhau
• Việc xác định bản thân "ếch" có thể là một thách thức

Tốt nhất cho: Người hay trì hoãn, người dậy sớm, bất kỳ ai có dự án quan trọng liên tục bị trì hoãn.

Method: Từ hệ thống Getting Things Done (GTD) của David Allen — nếu một nhiệm vụ mất ít hơn 2 phút, hãy thực hiện nó ngay lập tức thay vì thêm nó vào danh sách.

Ưu điểm:

• Ngăn chặn các nhiệm vụ nhỏ chồng chất thành tồn đọng quá lớn
• Giảm mệt mỏi khi quyết định
• Hiệu quả cao cho email, tin nhắn và các tác vụ quản trị nhanh chóng
• Tạo động lực hành vi có thể chuyển sang các nhiệm vụ lớn hơn

Cons:

• Nguy cơ dành quá nhiều thời gian cho những công việc tầm thường
• Ngưỡng “2 phút” mang tính chủ quan
• KHÔNG nên áp dụng trong phiên tập trung sâu

Tốt nhất cho: Các vai trò nặng về email, công việc hành chính, việc nhà, xây dựng thói quen chống trì hoãn.

Mẹo: Áp dụng Quy tắc 2 phút trong thời gian nghỉ giải lao Pomodoro để có sự kết hợp mạnh mẽ.

Nguyên tắc: "Công việc mở rộng để lấp đầy thời gian có sẵn để hoàn thành." Được nhà sử học người Anh Cyril Northcote Parkinson đặt ra vào năm 1955. Nếu bạn cho mình 3 ngày để báo cáo thì phải mất 3 ngày; cho mình 1 ngày, và phải mất 1 ngày.

Ứng dụng: Cố tình đặt ra thời hạn chặt chẽ hơn để tăng sự tập trung và hiệu quả.

Ưu điểm:

• Ngăn chặn sự cầu toàn không cần thiết
• Tăng đáng kể tốc độ làm việc
• Giải phóng thời gian cho các nhiệm vụ bổ sung

Cons:

• Thời hạn quá chặt chẽ gây căng thẳng và chất lượng thấp hơn
• Yêu cầu khả năng đánh giá tốt
• Có thể không phù hợp với công việc sáng tạo hoặc khám phá

Tốt nhất cho: Các công việc lặp đi lặp lại, viết báo cáo/tài liệu, các công việc bạn đã làm trước đây.

Sử dụng bộ hẹn giờ của Clock-Tani để đặt thời hạn có chủ ý và tăng cường sự tập trung của bạn.

Bạn không cần phải tuân theo chỉ một phương pháp. Kết hợp các kỹ thuật có thể tạo ra kết quả thậm chí còn tốt hơn.

Combo 1: Ăn Ếch + Pomodoro
Xác định nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn vào buổi sáng, sau đó thực hiện nó theo chu kỳ Pomodoro.

Combo 2: Chặn thời gian + Quy tắc 2 phút
Tận dụng khoảng trống giữa các khoảng thời gian để hoàn thành các nhiệm vụ nhỏ theo Quy tắc 2 phút.

Combo 3: Định luật Parkinson + Pomodoro
Đặt trước ngân sách Pomodoro cho từng nhiệm vụ (ví dụ: "Báo cáo này nhận được 4 Pomodoro, không hơn").

Hãy thử nghiệm nhiều cách kết hợp khác nhau để tìm ra cách kết hợp tốt nhất cho phong cách làm việc, tính cách và mô hình năng lượng của bạn.

Việc giới thiệu một số hệ thống quản lý thời gian cùng một lúc khiến khó có thể biết được thay đổi nào đã giúp ích. Trước tiên, hãy ghi lại hoạt động thực tế theo các danh mục dài 30 phút trong một tuần, chẳng hạn như cuộc họp, tin nhắn và công việc tập trung. Sau đó, chỉ áp dụng tính năng chặn thời gian hoặc Pomodoro cho danh mục mà bạn muốn thay đổi nhất.

Để lại không gian bộ đệm thay vì lấp đầy mọi vị trí lịch và sử dụng Bộ hẹn giờ Clock-Tani để so sánh các khối đã lên kế hoạch với thời gian thực sự được sử dụng. Cùng nhau xem xét đầu ra và gánh nặng trước khi giữ lại hoặc điều chỉnh kỹ thuật. Xem hướng dẫn Pomodoro liên quan để biết ý tưởng cấu hình.

Hỏi. Tôi nên áp dụng bao nhiêu kỹ thuật quản lý thời gian cùng một lúc?

Chỉ có một. Một thói quen mới thường mất từ ​​hai đến bốn tuần để hình thành, vì vậy việc bắt đầu nhiều thói quen cùng lúc gần như đảm bảo tất cả chúng sẽ sụp đổ. Trước tiên, hãy chẩn đoán khu vực yếu nhất của bạn - tập trung, lập kế hoạch hoặc thực hiện - sau đó chỉ thực hiện kỹ thuật đó trong một tháng trước khi thực hiện kỹ thuật tiếp theo. Xếp chồng từ từ đánh bại các cuộc đại tu anh hùng mỗi lần.

Q. Pomodoro 25 phút có vẻ quá ngắn đối với công việc của tôi. Tôi nên làm gì?

Kéo dài nó để phù hợp với nhiệm vụ. Những công việc chuyên sâu như viết mã hoặc viết lách có thời gian khởi động kéo dài, vì vậy các khối 45 đến 50 phút với thời gian nghỉ 10 phút thường hoạt động tốt hơn. Dành 25 phút Pomodoro cho các nhiệm vụ quản trị viên lặp đi lặp lại. Nguyên tắc chính không phải là độ dài chính xác mà là quy tắc không làm mất tập trung của bạn ở giữa khối đối với các tin nhắn hoặc tab ngẫu nhiên.

Q. Khối thời gian của tôi ngày nào cũng tan rã. Làm cách nào để khắc phục điều này?

Để trống ít nhất một nửa lịch của bạn. Nếu bạn dành trọn một ngày làm việc tám giờ, chỉ cần một sự chậm trễ sẽ lật đổ mọi thứ. Chỉ ghim hai hoặc ba khối công việc quan trọng và coi phần còn lại là bộ đệm. Khi xung đột xuất hiện, hãy cắt các khối thay vì dịch chuyển chúng - đẩy các khối về phía trước chỉ che giấu sự quá tải thực sự đối với bạn.

Hỏi. Cách đo thời gian lấy nét chính xác nhất là gì?

Chỉ tính thời gian không bị gián đoạn. Tạm dừng bộ hẹn giờ khi bạn kiểm tra cuộc trò chuyện hoặc rời khỏi bàn làm việc. Lúc đầu chỉ cần kiểm đếm bằng giấy là đủ; Khi bạn có dữ liệu trong một tuần, bạn có thể thấy năng lực sản xuất thực sự của mình thay vì phiên bản tưởng tượng. Hầu hết mọi người đánh giá quá cao số giờ tập trung của họ từ 30 đến 50%.

Q. Người ta nói quản lý thời gian sẽ giết chết công việc sáng tạo. Điều đó có đúng không?

Một phần. Các giai đoạn hình thành ý tưởng bị hạn chế về mặt thời gian, vì vậy hãy để chúng không có cấu trúc. Nhưng các giai đoạn hội tụ, sàng lọc và vận chuyển cần các khối cứng hoặc không có gì được chuyển giao. Ngay cả trong các dự án sáng tạo, việc chia công việc thành "chuẩn bị, phân kỳ, hội tụ, vận chuyển" và áp dụng các kỹ thuật khác nhau cho mỗi giai đoạn thực tế hơn nhiều so với việc loại bỏ hoàn toàn cấu trúc.